5 dicas para organizar o evento ideal

Organizar um evento envolve diversas questões importantes e trabalhosas. São muitos detalhes para serem decididos e um planejamento extenso para ser realizado.

Apesar disso, existem algumas dicas que podem auxiliar no momento de preparar um evento, seja ele uma festa de batizado infantil, um casamento ou uma conferência empresarial.

É sobre isso que vamos abordar no texto de hoje. Trouxemos 5 pontos importantes que devem receber uma atenção especial no momento de organizar um evento.

1. Planejamento é essencial

A primeira parte fundamental de organizar um evento é o planejamento. Não há como realizar nenhuma solenidade sem se planejar. Isso sem dizer que tal planejamento não deve ser feito apenas superficialmente.

Isso porque é preciso colocar tudo no papel para que os detalhes estejam presentes. É na hora do planejamento que se decide o orçamento, se previne possíveis danos e escolhe, de antemão, alguns pontos cruciais.

Desse modo, facilita muito preparar um check list com os seguintes pontos:

• Possíveis locais para a realização do evento;
• Quantidade de pessoas que participarão;
• Cardápio, se houver comida e bebida;
• Decoração;
• Orçamento;
• Objetivo e tema do evento;
• Data e duração;
• Prazo para a organização.

2. Definir o tipo de ambiente facilita

Dependendo do tamanho do evento ou de como ele será realizado, existem diferentes tipos de espaços possíveis para sua realização.

Um casamento, por exemplo, pode ser feito tanto em um salao de festas quanto na praia. Já uma conferência pede um anfiteatro ou uma sala mais ampla.

É por esse motivo que definir o tema e o objetivo do evento anteriormente, na etapa do planejamento, também é essencial.

O local onde ocorrerá o evento também influi em diversos outros pontos, como a quantidade de convidados ou participantes e até mesmo que tipo de estrutura utilizar.

Vamos usar novamente o casamento na praia como exemplo. Dependendo do horário e da quantidade de pessoas que forem participar, o aluguel de tenda para praia deve ser maior ou menor, a quantidade de bancos será diferente e até mesmo quantos funcionários serão contratados pode mudar.

3. Aposte em elementos diferenciados

Eventos festivos podem contar com muitos elementos diferenciados, que fazem com que o momento se torne ainda mais inesquecível.

A pista de dança é um exemplo disso. É possível personalizar o piso e a estrutura em volta do local para que seja original e único, de acordo com o tema do evento.

Espaços gourmet, locais voltados para brincadeiras infantis, cabines ou espelho mágico fotográfico são outros exemplos que tornam a festa ainda mais legal.

Outra ideia bacana é um canto de maquiagem em festas de quinze anos ou casamentos. Essa é uma tendência que vem ganhando muito espaço ultimamente. Porém, é claro que todos esses elementos devem entrar no orçamento inicial do evento e no espaço de festa que será utilizado.

4. A decoração é o toque final

Um dos pontos mais importantes de um evento, principalmente se ele for uma festa, é a decoração. É ela quem dá o toque especial é a imagem da cerimônia. É por meio da decoração que se compreende ainda mais a personalidade das pessoas envolvidas. Por isso é tão importante que esse momento seja muito bem pensado e planejado.

Essa é uma etapa que demanda tempo e detalhismo. Além disso, é importante seguir o gosto dos donos do evento ou da festa.

Uma comemoração, qualquer que ela seja, tem o intuito de trazer alegria e ficar marcada na memória de quem estiver participando.

Esse é o papel da decoração. Assim, escolher artigos para festa de acordo com o que se pretende realizar é fundamental.

5. Contratar um profissional é a melhor escolha

De nada vai adiantar seguir todas as dicas acima e respeitar o check list se o profissional correto não for contratado.

Um bom profissional de organização de eventos tem uma lista de ambientes, parceiros e ideias prontas para montar um momento único e original. Além disso, ele compreende os desejos do cliente e se esforça para chegar o mais próximo do planejado inicialmente.

Outra questão importante é que, geralmente, bons profissionais evitam possíveis problemas e, caso aconteça alguma coisa durante o evento ou até mesmo depois, ele saberá como agir. Isso porque são pessoas preparadas para lidar com esse tipo de assunto.

Seguindo as cinco dicas acima, um evento já está com muitos passos dados para que seja ideal e, assim, satisfaça tanto o público quanto quem o organizou.