Dicas de planejamento para um evento corporativo

Planejar um evento corporativo é sempre um desafio, principalmente quando levamos em consideração o investimento necessário e os possíveis retornos esperados.

Há uma série de motivos que levam empresas a organizarem esse tipo de evento, como por exemplo:

• Divulgação da marca;
• Lançamento de um novo produto;
• Inauguração de um espaço físico, como o caso de novos escritórios, lojas ou filiais;
• Treinamentos de novos colaboradores;
• Datas especiais, como as festas de fim de ano;
• Metas que foram alcançadas pelos colaboradores da corporação.

Entretanto, apesar dos motivos em questão, é de suma importância que seja perfeito e agradável, não apenas para os funcionários, mas, também outros convidados que podem representar futuras oportunidades de negócios.

Organizando um evento corporativo

O primeiro passo para a organização de um evento corporativo é definir o orçamento disponível. Então, para isso, é importante sentar e colocar na ponta do lápis todos os gastos que a empresa possui, lucros e quantia livre para outros tipos de investimentos.

Esse passo é de suma importância para manter a saúde da sua corporação, garantindo, assim, que ela não sofra com baixas financeiras que poderiam ser evitadas por meio de uma organização prévia.

Além disso, a definição de verba é o “start” para os outros passos da organização, isso porque a partir dessas informações é possível pensar no espaço, tipo de decoração, som, iluminação, número de convidados e outras características próprias desse tipo de evento.

Depois de definido o orçamento disponível pela empresa, é hora de pensar na estrutura do evento, ou seja, onde os convidados serão recebidos?

Para isso, é importante ter a lista de participantes bem definidas, garantindo um local apropriado e que tenha espaço para todo mundo se divertir.

Aqui é válido o auxílio de check-lists, que te ajudarão a organizar todas as etapas do evento sem se perder, esquecer ou até mesmo deixar algo para a última hora.

Além disso, tenha registrado em uma agenda, planilha ou aplicativos todos os passos já realizados, os materiais comprados e o que falta. Afinal, não dá para confiar apenas na mente quando o assunto é organização.

Um outro passo importante consiste nos equipamentos, como o som, iluminação e a locação de telão, caso seja utilizado o projetor para apresentação de informações importantes aos convidados.

Nesse quesito, também pode ser de grande serventia contratar uma empresa qualificada, garantindo que os convidados aproveitem com músicas apropriadas àquele tipo de evento e jogos de luzes divertidas.

É válido a contratação de um buffet?

Depois de definido as etapas acima, é o momento de pensar em uma das características mais importantes do evento: comida. Nesta fase, uma pergunta é constante, vale a pena contratar uma empresa especializada para a preparação do buffet?

Para entender essa necessidade, é importante definir como será esse serviço, por exemplo um coffee break corporativo, almoço, jantar ou até mesmo um happy hour (como geralmente acontecem as festas de fim de ano).

Cada um desses modelos de buffet apresenta cardápios e bebidas distintas, que também podem ser personalizados de acordo com a empresa organizadora.
A contratação de uma corporação especializada facilita os serviços alimentícios, garantindo que nada saia dos planejamentos no dia do evento.

Em relação ao valor, varia de acordo com o cardápio.
Entretanto, é acessível, isso porque há empresas que oferecem um conjunto de opções para o grande dia, como por exemplo, a comida, bebidas e docinhos para festa (que podem até contar com copinho de doce para festa).

Dia do evento

O passo mais importante que deve ser garantido no dia do evento é a segurança. Nesse caso, há dois parâmetros que precisam ser levados em consideração: o controle de pessoas e a manutenção do clima interno da festa.

Para controlar o fluxo de pessoas no evento, uma ideia que pode ser levada em consideração é a utilização de pulseiras coloridas ou personalizadas, que identifique os seus convidados.

Outras alternativas consistem em tickets e até mesmo sinais de identificação, como os carimbos no pulso.

Além disso, para controle do clima da festa, pode ser necessário a contratação de seguranças, principalmente se o evento oferecer bebidas alcoólicas. Esse cuidado pode prevenir desentendimentos e atitudes agressivas por parte dos convidados.

Com tudo pronto, chegou o momento de aproveitar o dia tão esperado e a dica é: calma. Se a organização do evento saiu como planejado, apesar de alguns infortúnios normais do dia a dia, não há motivos para se preocupar.

Então, aproveite a festa na companhia de colegas de trabalho, clientes, investidores e até mesmo possíveis oportunidades de novos negócios.