Evento acadêmico: como organizar?

Evento acadêmico: como organizar?

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Organizar um evento já não é uma tarefa tão simples assim. Quando se trata do tipo acadêmico, que envolve um congresso ou jornada científica, é preciso seguir um planejamento para que tudo saia conforme o planejado.

Neste artigo, separamos algumas dicas que vão desde a escolha do tema até a contratação de serviços de aluguel de mesa, para seu evento gerar resultados positivos.

1. Definir o tema e o público

O primeiro passo é definir qual será a temática, que será o foco principal do evento. Isso envolve estabelecer qual área do conhecimento será abordada.

Em seguida, determine qual será o público-alvo, uma vez que as expectativas dos participantes deverão ser atendidas.

2. Listar os palestrantes

Com base no público-alvo, faça uma lista de palestrantes que têm potencial para encantá-los. Afinal, eles são considerados as peças-chave para o sucesso do evento.

Inclusive, os palestrantes são excelentes para atrair mais participantes para o congresso acadêmico, portanto, leve em consideração:

  • Especialistas da área;
  • Aqueles que ajudam a dar credibilidade;
  • Transmitem conteúdo relevante;
  • São excelentes oradores.

Após a escolha, entre em contato com eles por telefone ou e-mail para checar os valores e disponibilidade de agenda.

3. Escolha local e data  

A escolha do local e dos dias em que o evento será realizado são de extrema importância, afinal, a definição de um depende da outra por conta da disponibilidade do espaço.

Portanto, ao escolher a data, considere se ela condiz com o público que você espera, bem como se haverá disponibilidade para a contratação de empresas terceirizadas de limpeza e conservação.

4. Organize o credenciamento

O processo de credenciamento deve ser feito previamente, para que não gere nenhuma dor de cabeça aos organizadores.

Afinal, caso isso não esteja estabelecido, grandes filas podem ser geradas, deixando ambos os lados com certa irritação.

Deste modo, avalie a quantidade de pessoas que ficarão recebendo os participantes do evento acadêmico, se haverá impressão de crachás, além de mini salgados para a recepção.

Há plataformas de eventos que podem ser grandes facilitadoras nesse processo, ou é possível fazer isso no seu próprio site, caso possua. 

Com as dicas que abordamos ao longo deste artigo, certamente você estará preparado para organizar um evento acadêmico de sucesso!

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