Eventos corporativos: saiba como organizar o evento ideal
Organização de eventos é uma atividade profissional que demanda muita organização, planejamento e pensamento estratégico, principalmente na área de eventos corporativos.
O primeiro passo para que o evento tenha sucesso e alcance os objetivos propostos é realizar um planejamento e definir qual é o objetivo principal, pois cada objetivo demanda um modelo de evento, com duração especifica e comunicação diferenciada.
Assim, o planejamento estratégico é essencial para todo o desenvolvimento do evento, pois ele será o principal norteador das ações em todas as etapas, desde a elaboração até a avaliação pós evento.
Após o saber o objetivo, algumas outras informações sobre a festividade são necessárias para completar o planejamento. São elas:
- Local de realização;
- Data;
- Horário;
- Número de convidados;
- Tempo estimado de duração;
- Previsão orçamentária.
Com as informações básicas, o projeto passa a ser desenvolvido e colocado em prática.
Eventos corporativos
A maioria dos eventos corporativos são realizações de encontros, feiras e exposições, pois nesses modelos é possível promover momentos de troca de ideias e o network com debates, rodadas de negócio e mesas redondas.
Também há a promoção do conhecimento com palestras relacionados ao tema do evento ou do universo empresarial. Ao mesmo tempo, é possível aprimorar o relacionamento da empresa com seus públicos de interesse e promover ainda mais a marca dentro do mercado.
Pensando em todas as possibilidades com as ações disponíveis dentro de um único evento, é necessário ter à disposição uma equipe de profissionais capacitados e especializados nessa área de eventos, para que a comunicação e coordenação ocorra com o mínimo de ruídos.
Locação de equipamentos
Com o planejamento definido, é necessário realizar um grande projeto de pesquisa e levantamento de serviços e produtos que precisarão ser locados.
Assim, um recurso muito utilizado para controle são as listas em formato de checklist para não esquecer de nenhum produto ou serviço.
Um dos primeiro itens a serem planejados são os stands, que servem para exposição e divulgação de produtos e serviços dentro do próprio evento.
Com isso, o projeto de stand e sua montagem são atividades realizadas pelas empresas especializadas na locação desses materiais.
Disponibilizando diversos modelos, quantidades e maneiras de serem distribuídos dentro do espaço disponível, essas empresas prestam assessoria para contribuir para que seu evento tenha um formato inteligente e intuitivo com produtos de qualidade.
Nesse contexto, as montadoras de stands em são paulo prestam o serviço completo, ou seja, locação, montagem e desmontagem dos objetos.
Como há muitos modelos disponíveis de stands, na elaboração do projeto os profissionais atuantes nesses empresas conseguem orientar qual a melhor opção para suas necessidades.
Caso as dúvidas permaneçam, uma dica é pesquisar quais são os principais modelos de stand e suas principais aplicações nos eventos e procurar novamente pelos profissionais. Um dos mais conhecidos e utilizados é o display balcão PDV, que são modelos mais simples e compactos, fazendo com que seja mais fácil e econômica a sua personalização.
Contribuindo com a estruturação e preenchimento dos espaços dentro do evento, há as mesas e cadeira que também estão disponíveis para locação e servem para acomodar com mais conforto todos os visitantes e convidados.
As mesas no estilo pranchão para eventos servem para apoiar os materiais de divulgação e servem de suporte para demais produtos expostos.
Por ter um formato extenso uma unica mesa permite uma disposição limpa dos produtos, ou seja, sem aglomeração. Com formatos retangulares e redondos, a locação pode ser mesclada ou de um único modelo.
Além disso, também não faz necessário o aluguel de mesa pranchão preço em grande quantidade, atendendo muito bem as necessidades de espaço e negociação.
Mais um aspecto importante que precisa ser verificado, principalmente quando o evento é composto por apresentações e palestras, é a qualidade acústica que o espaço oferece e isso precisa ser realizado antes da locação.
Normalmente, os espaços que são equipados para locação desses modelos de evento possuem salas ou espaços reservados com tratamento acústico. Ou seja, possuem tratamento nas paredes que tornam o som do ambiente mais limpo e melhor de ser escutado.
Seguindo todos os pontos do checklist e monitorando todos os processos que envolvem a produção e execução do evento, controlando e impedindo os imprevistos que podem ocorrer, o trabalho de organizar torna-se mais simples, menos estressante e muito mais fácil de realizar a sua coordenação.