O que fazer antes, durante e depois de realizar eventos

O que fazer antes, durante e depois de realizar eventos

A produção de eventos exige dedicação por parte dos organizadores, que precisam ter disciplina para que tudo ocorra dentro do planejado e seja um tremendo sucesso.

Para isso, é necessário planejamento e gestão, uma vez que tudo precisa seguir um roteiro antecipadamente detalhado, que deve conter desde o atendimento inicial, decoração, limpeza de eventos, dentre outros serviços.

Neste caso, vale a máxima do começo, meio e fim.

Mas no contexto dos eventos, é imprescindível saber o que fazer antes, durante e depois.

Deste modo, cada etapa precisa ser analisada e executada com qualidade e cautela, para que os resultados sejam satisfatórios.

Por conta disso, produzimos este conteúdo especial sobre o que fazer em casa um dos procedimentos de um evento. Acompanhe o restante do texto a partir dos próximos tópicos.

Pré-produção: definição do evento

Esta etapa também pode ser chamada de planejamento, assim como foi mencionado ali em cima.

Portanto, planejar o evento envolve diversos pontos, como formar uma equipe de atendimento com profissionais qualificados e com experiência na área.

Além disso, a etapa deve prever qualquer tipo de imprevisto que possa acontecer no evento, por isso, o ideal é manter uma resolução para eventuais contratempos, como falta de energia elétrica, por exemplo.

Posteriormente, a equipe produtora deve estabelecer a data, local e horário do evento. Lembrando que isso precisa ser feito com muita antecedência, para que não aconteçam atrasos no dia do evento.

Cabe ainda dizer que variáveis como o clima, espaço do ambiente e lotação total, também devem ser levados em consideração, para que todos os convidados possam usufruir de todos os pontos positivos do evento.

Além disso, é preciso manter um orçamento voltado a cada detalhe, como a contratação de empresa de alimentação, Aluguel de Box Truss, telas multimidiáticas, dentre outros.

O box truss é uma espécie de estrutura, que dá vida ao local, proporcionando facilidade de decoração e funcionalidade ao evento.

Em poucas palavras, a pré-produção envolve todo o planejamento do que será feito durante o evento, bem como os serviços que serão oferecidos, aluguéis, dentre outros fatores.

Produção: quando tudo acontece

O tão esperado dia do evento chegou e é mais trabalhoso do que a etapa anterior. Neste cenário, todas as atenções devem estar voltadas à checagem dos itens que foram elaborados na pré-produção.

Deste modo, é preciso certificar os seguintes itens:

  • Recepção;

  • Bilheteria;

  • Credenciamento;

  • Decoração;

  • Alimentação;

  • Contato com a imprensa;

  • Dentre outros detalhes.

Sendo assim, a equipe de produção precisa estar em sintonia, verificando cada detalhe com certa periodicidade.

Cabe destacar que, no sentido da decoração, uma boa dica é preferir por opções tecnológicas, como o letreiro luminoso personalizado, que tem como principais funções informar e entreter os convidados.

Além do mais, neste momento, todos os profissionais contratados devem estar em constante atividade, assim como a empresa de limpeza.

É preciso ter cuidado com pontualidade, por isso é importante salientar os horários para todos.

A equipe de segurança e portaria também deve estar atenta frente aos acontecimentos do evento, garantindo a integridade de todos que estão presentes no local.

Voltando ao assunto de entretenimento, também é necessário manter uma equipe responsável por agitar o evento.

Assim sendo, a presença de um dj para festa pode ser uma mão na roda para impedir que o evento fique monótono.

Pós-produção: o trabalho ainda continua

Depois do evento, é hora da pós-produção, ou seja, mais trabalho para a equipe produtora. Neste caso, o pessoal da limpeza precisa agir rapidamente, pois o local terá de ser higienizado.

Deste modo, a pós-produção é o que conduz o fim do evento, garantindo o desmonte do local, como a retirada de equipamentos, telas e objetos de decoração neon.

Vale destacar que o momento final do evento é muito corrido, dificultando a supervisão por parte da equipe produtora.

Por isso, é muito importante que os profissionais e empresas contratadas sejam de confiança, uma vez que podem garantir o fechamento do evento.

Uma boa dica para acompanhar as atividades de finalização da festa consiste em manter uma planilha em mãos, com todos os detalhes do evento.

Dessa maneira, fica muito mais fácil de acompanhar todas as tarefas feitas e as que estão para ser.

Por fim, cabe destacar que o pagamento da equipe deve ser combinado para um dia depois do evento.

Assim, o fim do evento poderá ser mais tranquilo, uma vez que não haverá uma fila enorme para receber o cachê combinado.

Portanto, estas foram as principais etapas de um evento, assim como todos os detalhes que devem ser levados em consideração. Ao seguir essas dicas, com certeza, o evento será um sucesso.

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