O que levar em conta ao organizar um evento?

O que levar em conta ao organizar um evento?

Dedicar-se a um evento demanda tempo e muita paciência. É preciso levar em conta muitos detalhes antes da comemoração, incluindo toda a estrutura do espaço da festa, as maneiras de recepcionar os convidados, o que será servido, a decoração e entre muitos outros aspectos.

Por esse motivo, é importante ter um checklist de todas as coisas importantes e indispensáveis para o desenrolar do evento, sendo uma forma mais fácil de organizar tudo.

Antes de mais nada, é necessário descrever as principais informações sobre o evento, como, por exemplo, se a festa será temática ou não, a quantidade de pessoas, a duração da festa, o horário e os objetivos da festa.

Importante lembrarmos, que uma festa de casamento tem muitas coisas diferentes em comparação com um show. Por isso, cada evento possui a sua particularidade, que deve ser levada em consideração na hora de organizar e planejar tudo.

Equipamentos indispensáveis para qualquer evento

Apesar das diferenças de cada tipo de festa, alguns itens são indispensáveis para qualquer tipo de festa. Assim, ao fazer a lista da locação de equipamentos, alguns deles não podem ficar de fora. É o caso do som, pois a música é a alma de qualquer confraternização.

Lógico que, dependendo do tamanho da festa, é preciso alugar equipamentos maiores ou menores. No entanto, deve-se sempre verificar se a música pode ser ouvida por todos os presentes na festa e se ela atende a demanda do local. Além disso, os aparelhos de som podem variar se for um DJ ou banda.

Depois dos equipamentos de som, vem o aluguel de mesas. Todos precisam de um lugar adequado para sentar, principalmente, se a festa servir buffet de almoço ou jantar.

Por esse motivo, a quantidade de mesas deve se adequar à quantidade de convidados, para que todos se sintam à vontade. Nesse serviço, também estão inclusas as cadeiras, que fazem parte do conjunto de mesas alugadas.

Uma das grandes vantagens de alugar esses itens é a economia de preço. Além de ser mais barato do que comprar, o aluguel oferece outros benefícios, entre os quais:

  • Possibilidade de uso somente durante o evento;
  • Disponibilidade de diversos modelos do item;
  • Despreocupação com o posterior armazenamento;
  • Oferecimento de equipamentos eficientes e revisados.

Além desses itens, é importante verificar as condições de eletricidade. Para que não haja problemas, muitos organizadores de evento optam pela locação de gerador de energia, que é o equipamento responsável por fornecer eletricidades mesmo nos casos de pane ou ocorrências com a concessionária.

Os geradores oferecem a energia necessária para que a festa continue, ou mesmo para que os convidados se organizem a tempo (em caso de acidentes, em que é preciso sair do local).

Todos os geradores precisam estar em perfeitas condições de uso e, por esse motivo, o aluguel também é uma vantagem, pois a locadora realiza a manutenção de geradores, se necessário.

Elementos de decoração: criatividade para todos tipos de eventos

Após decidir todos os equipamentos indispensáveis para a festa, está na hora de pensar a decoração. Nesse momento, deve-se levar em conta a temática da festa, bem como o gosto dos organizadores.

Em muitas comemorações, opta-se por elementos como flores, balões e tecidos, que formam uma decoração diferenciada e criativa. Mas, é possível incrementar ainda mais o evento.

Nos casamentos, é comum a locação de projetor, que fica passando fotos e filmagens dos noivos, como parte da decoração. Também é o momento em que se presta homenagens e os convidados podem apreciar as recordações do casal.

O mesmo vale para outros tipos de festa, como formaturas, aniversários de 15 anos, festas de fim de ano, confraternizações corporativas e entre outras.

Os organizadores separam as melhores imagens e filmagens e, depois, as projetam em uma parede ou em um tecido (de preferência, com fundo branco).

Mas, se a festa permitir uma abertura maior de criatividade, pode-se investir na fantasia inflável, que é uma maneira divertida de entreter os convidados. Esse elemento é muito usado em festas a fantasia, em que se pode abusar da inovação, com fantasias diversas.

As fantasias infláveis podem ser usadas tanto pelos convidados quanto por uma pessoa especialmente contratada para o entretenimento. Elas são muito comuns em festas de criança, com modelos de fantasia de dinossauro, cavalo, astronauta e muitas outras.

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