Dicas para a organização do evento da sua empresa

Um evento corporativo pode ser uma ótima maneira para dar mais visibilidade para sua empresa e incentivar seus funcionários.

Ele pode ser aberto à imprensa e clientes, agindo como uma ferramenta de marketing. Contudo, para o evento atingir todas as metas que sua empresa busca, o planejamento é essencial.

O bem-estar dos participantes é fundamental

A primeira, e mais importante, coisa a se pensar é o público. Além da quantidade de pessoas que serão convidadas, também é necessário pensar no perfil destas.

Um evento apenas para funcionários, por exemplo, poderá ter lugares marcados. Já um aberto à imprensa, precisará de um espaço para atendê-los.

O orçamento também deve ser pensado com antecedência e minuciosamente, planejando o quanto poderá ser gasto com cada nuance do evento.

É primordial que se alugue um bom espaço para eventos, que atenda às necessidades do que será feito, pensando, principalmente, no tamanho do espaço em relação à quantidade de convidados.

A segurança dos participantes do evento vem sempre em primeiro lugar. Por isso, desde o momento em que chegam até quando partem, tudo precisa ser pensado para garantir a segurança dos participantes.

As filas na entrada costumam deixar os participantes de eventos estressados.

Uma alternativa para diminuir consideravelmente o tempo de espera é o leitor rfid. Essa tecnologia já consta com diversas aplicações, dentre as quais podemos citar:

• Pagamentos com celular;
• Cobrança de pedágios;
• Rastreamento de cargas;
• Rastreamento de animais;
• Modalidades esportivas;
• Identificação biométrica.

Tecnologias no ramo de segurança para eventos

Um sistema rfid consiste em uma antena, um transceptor, que lê o sinal e transfere a informação para o dispositivo leitor e uma etiqueta rfid, também conhecida como rfid chip, que é onde serão contidos o circuito e a informação.

As etiquetas podem ser colocadas em diversos tipos de equipamentos, e até mesmo em pessoas, por meio de implantes, apesar de existirem controvérsias acerca desse tipo de aplicação.

Um leitor rfid pode ler qualquer etiqueta que esteja dentro de sua área de cobertura, sem precisar vê-la.

Além disso, cada etiqueta rfid é única e pode armazenar mais informações do que um código de barras, aprimorando a segurança dos participantes do evento.

A cancela para estacionamento também garante mais segurança, além de evitar filas na hora de estacionar.

São muito usadas em shoppings e outros ambientes. Também ajudam na organização, dando informações sobre a quantidade de veículos no local.

As cancelas automáticas são muito práticas e podem funcionar de diversas formas, inclusive com a tecnologia rfid.

As mais comuns são as cancelas que usam a tecnologia do ticket emitido na entrada e que têm o código de barras lido na saída, após ter sido validado dentro do local.

É importante lembrar que a tecnologia é um atrativo para o público, demonstrando que sua empresa não apenas se interessa pelas inovações do mercado, como também procura utilizá-las para facilitar a vida de seus clientes e funcionários.

Preservando a imagem da sua empresa

O uso de novas tecnologias durante um evento corporativo pode causar uma boa impressão. Além da segurança, a impressão que o evento causa nos participantes é algo a se pensar.

A primeira impressão que as pessoas terão do evento da sua empresa é a decoração de festa. A decoração deve refletir a proposta do evento e ser agradável ao público, além de ser proporcional ao orçamento destinado ao evento.

Pense também no horário e no grau de seriedade do evento quando for escolher como decorá-lo.

Eventos mais sérios pedem uma decoração mais elegante e, geralmente, são realizados durante a noite, enquanto que eventos mais descontraídos pedem uma decoração mais alegre e colorida, costumando ocorrer durante o dia.

O conforto também é imprescindível, especialmente em eventos com palestras, já que os convidados ficarão sentados por algum tempo.

O ideal é procurar profissionais especializados na decoração para eventos corporativos, que têm mais experiência e poderão ajudar com ideias e com o cálculo do orçamento adequado.

As atrações do seu evento são um fator importante, pois o evento precisa deixar a imagem da empresa e ser algo que os participantes se lembrarão.

Palestra é uma ótima maneira de passar a mensagem que se busca, mas devem ser bem ensaiadas e fugir da monotonia, comum desse tipo de atração.

O palestrante deve ser treinado para o caso de surgirem perguntas dos espectadores ou algum imprevisto. A distribuição de brindes também é uma forma de agradar ao público e fazer com que se lembre do evento.