Dicas para realizar eventos corporativos
O universo corporativo é caracterizado por uma concorrência acirrada, criatividade e muita diversidade.
Com o advento das tecnologias e a internet, essas características foram intensificadas, uma vez que os consumidores passaram a ser mais informados e, consequentemente, mais exigentes quanto às condutas e ações das empresas.
Diante desse cenário, que a princípio é intimidador e impactante, as empresas constantemente são obrigadas a saírem das suas zonas de conforto e realizarem ações que sejam atrativas positivamente aos seus consumidores para que o processo de fidelização continue ocorrendo e também para que as vendas estejam sempre em ascensão.
Assim, todas as estratégias que são aplicadas precisam estar em constante transformação e aprimoramento. Dessa forma, os eventos que sempre demandaram muito tempo e dedicação têm sido, a cada dia, uma atividade desafiadora para as empresas.
Para que seja possível desenvolver um evento de sucesso, as empresas e os profissionais responsáveis pela organização de eventos corporativos precisam realizar um planejamento e definir alguns aspectos que são essenciais, sendo eles:
- Objetivo do evento;
- Público estimado;
- Faixa etária;
- Espaço;
- Alimentação;
- Tempo de duração;
- Valor para investimento.
Definidos os pontos supracitados, o planejamento e a execução são mais fáceis de serem organizados e realizados.
Tipos de Eventos
No universo corporativo, há uma grande variedade de eventos possíveis de serem realizados, tudo vai depender do objetivo que se pretende atingir.
Investir em eventos é uma maneira criativa de atrair, divulgar e fidelizar os clientes e a marca no mercado, apresentando oportunidades maiores de negócio e solidificação do nome por meio de mídias espontâneas.
Diante dos benefícios, os eventos empresariais podem ser:
- Festas corporativas;
- Feiras;
- Palestras;
- Reuniões;
- Workshops;
- Eventos pockets;
- Treinamentos.
Cada evento apresenta as suas características e objetivos, por isso, antes de iniciar o planejamento, o objetivo do evento precisa estar claro a todos, para que não ocorram erros na execução da escolha e desenvolvimento dele.
A festas, bem como os treinamentos são voltados diretamente ao público interno, ou seja, aos colaboradores, para que haja oportunidade de integração da equipe e aprendizado em conjunto.
Ambos os casos refletem diretamente na qualidade do serviço e na produtividade desses funcionários.
Já os outros eventos são mais voltados aos públicos externos. A reunião, o workshop e a palestra podem ser aplicadas tanto para uma estratégia de comunicação interna quanto externa, tudo vai depender do conteúdo e do objetivo do evento.
Aspectos estruturais
Para que o evento seja produzido, alguns aspectos estruturais precisam ser definidos e confeccionados, a exemplo de uma feira, nesse ambiente é possível inserir televisores, telões, estandes, balões de ar e demais objetos, que servem tanto para decorar como para estruturar e caracterizar o espaço e o evento como um todo.
Por ser um planejamento que demanda muitos detalhes e materiais, há muitas empresas fornecedoras dos equipamentos, pois, nesse meio, a melhor opção é a locação do equipamento, pois a sua utilização será temporária, logo a sua compra não é a melhor opção.
Por ter uma variedade de empresas fornecedoras, há também uma variedade de produtos e modelos que podem ser adquiridos. Os estandes para feiras podem ser padronizados ou não, por exemplo.
Outro aspecto importante é prevenir situações atípicas como queda de energia, problema que é facilmente evitado com o gerador de energia, por isso, é um dos itens essenciais na elaboração da maioria dos eventos, principalmente aqueles que demandam um alto uso de aparelhos tecnológicos que funcionam a base de energia e internet, por isso, o aluguel de geradores não pode faltar.
Na sequência, há também uma tendência dos eventos modernos de inserir telões para a transmissão de publicidades e demais mensagens que são relevantes para o desenvolvimento do evento, por isso, é importante também investir em equipamentos de qualidade que sejam simples de manusear, instalar e aplicar no evento, por isso, também, o aluguel de telão de led deve estar na lista dos equipamentos essenciais.
Comes e bebes
Para finalizar, todo evento precisa ter comes e bebes para os convidados, por isso, é importante pensar em todos os aspectos do evento, principalmente em sua programação para reservar o espaço e o tempo necessários de acordo com a refeição que será oferecida.
Eventos com longa duração precisam ter um cardápio mais completo,já os que são mais rápidos, um coffee break corporativo com quinze minutos de pausa já é o suficiente, mais uma vez, o importante é planejar bem todas as etapas da programação e alinhar com os objetivos do evento.