Passo a passo para organização de um evento comercial

A organização de qualquer evento demanda muita atenção e planejamento, para fins comerciais ou corporativos não é diferente.

A boa estratégia de um evento comercial pode beneficiar muitas empresas, aumentando o seu alcance e atraindo novos clientes. Entender e realizar algumas etapas pode garantir um evento incrível e bem estruturado.

Passo a passo de um evento de sucesso

O primeiro passo é, sem dúvida, o planejamento. O ideal é que você coloque no papel cada etapa do evento com precisão e antecedência, isso ajudará na organização do encontro e, ainda, evitará quaisquer surpresas que possam acontecer.

Trace objetivos, metas, público-alvo, divulgação, etc. Tudo o que precisa ser organizado no seu evento dependerá do tempo e dedicação dado aos detalhes do planejamento.

Nesta primeira etapa, uma boa dica é utilizar aplicativos e outros instrumentos para checklists e controle de tarefas.

Desta forma, você terá acesso à cada um dos afazeres, tickando quando eles estiverem concluídos.

O segundo passo é definir os objetivos do seu evento, por exemplo, qual o motivo do encontro, quais são as metas desejadas, estilos dos convidados e outras intenções desejadas.

Com os objetivos traçados, você consegue ter uma melhor visão de como atingi-los e quais interesses seu público tem na programação do evento. Use esse momento como uma plataforma para chegar ao local pretendido.

Depois disso, é hora de definir sua equipe. Então, montar um time preparado proporcionará um evento de qualidade.

Assegurar uma boa equipe é sinônimo de sucesso, sem contar que ela pode colaborar positivamente com feedbacks e dicas que contribuirão para o crescimento das ideias.

Não pense somente nos que trabalham contigo, mas em quem você pode chamar para participar do evento, seja em palestra ou workshop, isso ajudará a atrair mais público.

Outro passo importante é a escolha de materiais que irão compor o seu evento. Falando de espaço físico, o uso de box truss Q15 é uma estratégia eficaz que garante boa organização, ótima estrutura e segurança do espaço.

Você pode comprar ou alugar esse material para o seu evento, o preço depende da empresa contratada, invista em qualidade para não ter nenhum problema durante o seu comemoração. Se for alugar um espaço, descubra se o local já fornece esse material.

Utilizar o controle de acesso torniquete, que são as catracas, também é uma estratégia fundamental se o seu evento for pago ou precisa ter um controle maior de entrada e saída de pessoas.

O valor também pode variar de acordo com a empresa contratada e, nesse caso, com o tipo e o modelo desejado, mas vale a pena fazer um orçamento, tanto para comprar quanto para alugar.

É importante investir em materiais de qualidade, tais como: aluguel de mesas e cadeiras e tendas – se necessário.

Faça de tudo para que os objetos no seu evento sejam de qualidade e estejam preparados para receber o público.

Caso sua empresa não possua a quantidade necessária de projetores, é possível fazer o aluguel de data show para o dia do seu evento.

Procure uma empresa de confiança e solicite um orçamento para o aluguel desses materiais.

Da divulgação até o grande dia do evento

Com todos esses preparativos, está na hora da divulgação. Esse é um passo de extrema importância, pois sem uma boa publicidade seu evento pode não corresponder às expectativas e os objetivos que foram planejados.

Então, tenha em mente a data e o horário do evento, depois utilize as plataformas digitais para uma boa panfletagem. Fazer parcerias também pode contribuir para aumentar o alcance do seu evento e chegar ao público que você determinou como alvo.

Além disso, é essencial utilizar as redes sociais para divulgação do evento, garantindo que seja compartilhado e alcance um número maior de pessoas, principalmente quando o motivo do encontro é o lançamento de algum produto da corporação.

Chegado o dia do evento, é fundamental acompanhar o trabalho da equipe e se certificar de que tudo está ocorrendo de acordo com o planejado.

Esteja preparado para possíveis surpresas, mesmo que seguindo um plano, é comum que algo saia diferente e do normal, mas com preparo é possível reverter qualquer situação, tenha sempre um plano B.

Um passo pouco falado é o do pós-evento, já que muitos acreditam que terminado o encontro, é preciso somente encerrá-lo e nada mais, porém, é um erro comum.

Peça uma opinião após o evento, se precisar utilize o data show, para entenderem o que você está sugerindo e verifique se estão todos satisfeitos com o que foi mostrado. Caso tenha algum retorno negativo, deixe claro que trabalhará no que for para melhorá-lo.

Investir num pós-evento pode garantir que você conquiste o público e novos clientes para uma próxima vez, e quem sabe, estes possam trazer outros parceiros.

Seguir estes passos ajudará na organização do evento e contribuirá para que ele seja um sucesso.