Organizando um evento ideal

Organizar um evento é uma tarefa bastante difícil e que envolve diversos processos que pode ser desde a preocupação com a barraquinha de mini pizza para festa que atrasou até detalhes mais complicados de serem resolvidos, como a previsão do tempo e um plano B para o buffet, caso as coisas atrasem ou nada dê certo.

Fora isso, há outros gargalos como a negociação com diversos fornecedores, contratação de luzes, palco, som, e muito mais.

Apesar dos pesares, há diversos sentidos na organização de um evento, pode ser um evento corporativo que visa a integração, capacitação dos colaboradores de uma empresa e até mesmo fechamento de novos negócios, como de um evento social como um aniversário, um casamento e outros tipos.

O fato é que há muitas coisas que precisam ser feitas, em pouco tempo e tudo (ou quase) precisa sair perfeito para evitar problemas futuros, como o esquecimento da locação de geradores.

Esse artigo abordará alguns elementos importantes para a organização de um evento, os tipos de buffet disponíveis, para que tudo ocorra bem e seja um sucesso.

Aprendendo a organizar um evento de sucesso

Um dos pontos principais para que um evento seja um sucesso é a organização, que pode ser traduzido também como planejamento.

Um planejamento adequado para seu evento é essencial e para que isso aconteça de forma plena e perfeita é preciso que esteja nas mãos de uma pessoa habilidosa, que saiba lidar com grandes volumes de informação, além de possuir uma comunicação com diversos setores e saber lidar com os imprevistos.

Sempre ocorrerá imprevistos, porém, com um bom planejamento é possível identificar a melhor maneira de sair deles, e mais, ajuda a saber para quem poderá ligar e resolver o problema.

Para isso é importante uma lista de contato com fornecedores e parceiros para que tudo seja organizado e datado.

Antes de propriamente ir para o planejamento técnico de produção do evento, como que empresa será locado o gerador aluguel, qual será a decoração e outros pontos, é necessário atentar-se para uma estratégia.

A estratégia do evento consiste em uma delegação de atividades por parte de quem organiza, elenca prioridades e ao mesmo tempo acompanha tudo de muito perto.

A estratégia permite que tudo tenha uma visão clara e um objetivo claro, e isso só é possível respondendo algumas perguntas, como:

• Qual o objetivo com esse evento?;
• Qual será o meu maior diferencial?;
• Terá venda de ingressos?;
• O que o público espera?;
• Quem são os fornecedores principais?.

Tendo essas questões respondidas, haverá uma visão mais ampla de como se dará o evento. Ter os objetivos bem definidos fará com que o evento seja muito melhor.

Após isso é necessário investir na tecnologia para as inscrições, com sites, aplicativos. Ligar e fazer pesquisa com diversos fornecedores, para assim encontrar serviços de qualidade e que atenderá todos os seus objetivos de forma adequada.

Tipos de buffet para seu evento

Além desses pontos importantes, podemos incluir o local, a data, decoração e atração. Além disso tudo, há algo que é essencial que é a comida servida.

Para isso, os eventos precisam definir de forma clara qual o melhor sistema de alimentação para o ser evento.

Para a escolha do buffet ideal é preciso levar em consideração o perfil e o gosto das pessoas. Você não poderá fazer um buffet de churrasco para casamento em uma festa onde a maioria é vegetariana. Com isso, definir o buffet deve ser um objetivo com muita cautela e cuidado.

Coffee Break

Ideais para eventos corporativos, pois trata-se de um serviço de alimentação dentro de uma pequena pausa entre as atividades que incluem palestras, cursos e reuniões.

São pequenos lanches e também compostos de bebidas como chás, sucos e cafés. É um excelente local para conversas e troca de networking diferente de um buffet para casamento de churrasco.

Coquetel

É o tipo mais indicado para quem quer dr um toque de requinte e formalidade. Os garçons circulam com bandejas composta por canapés, salgadinhos e outros entre os convidados. É fácil e prático.

Buffet americano

É o famoso self service. É indicado para grandes eventos, tem grande disponibilidade de comida. É para eventos menos formais e mais descontraído. Usados em casamentos e aniversários.

Assim, vimos que a organização de eventos é de grande importância para a sociedade como um todo.